Quem nunca teve de pedir uma segunda via de algum pagamento ou sofreu por não ter à mão algum comprovante? Os documentos também servem para garantir direitos e comprovar fatos ocorridos, dando respaldo às ações do nosso cotidiano. Na semana em que se celebra o Dia do Arquivista, comemorado em 20 de outubro, confira algumas dicas do profissional da área Vinícius Mitto para ordenar a papelada nossa de cada dia.
- Crie categorias para seus documentos pessoais
Separe seus documentos em categorias, da mesma forma como as empresas distinguem seus setores. Cada pasta ou caixa deve ser identificada: documentos financeiros; acadêmicos; vida trabalhista; patrimônio e informações cidadãs, que incluem certidões, carteiras e títulos, formam uma sugestão de categorias. -
Use pastas para os documentos correntes
Mantenha no mesmo conjunto todos os papéis importantes e que ainda estão em utilização, como contas não pagas e demandas não concluídas. Assim, fica mais fácil encontrar qualquer documento que ainda esteja em uso, além de facilitar a separação para guardar cada um no seu devido lugar. -
Conservação a longo prazo
Papéis, fotografias e mídias eletrônicas são sensíveis ao contato com alguns materiais. Clips e grampos de metal oxidam, deixando marcas de ferrugem podendo até rasgar o papel. Prefira os clips e grampos plásticos, evitando também usar elásticos de borracha que derretem e mancham a médio prazo. Não se deve grampear ou usar fita adesiva para unir partes de documentos, muito usual em certidões antigas. O ideal é solicitar nova certidão no cartório. -
Não guarde coisas em vão
A lei federal 12.007 de 2009, veio para racionalizar o nosso cotidiano, com contas e pagamentos feitos a prestadoras de serviço públicas ou privadas. Ou seja, anualmente as empresas tem de emitir a Declaração de Quitação Anual de Débitos a seus clientes. Esse documento é enviado na fatura do mês de maio e substitui os comprovantes do ano anterior, que podem então ser eliminados. -
Prazo de guarda dos documentos
Cada tipo documental tem seu tempo de guarda e necessita uma análise individual. A declaração de imposto de renda e os comprovantes de pagamento de IPVA, por exemplo, podem ser guardados por cinco anos. Porém contracheques, poderão ser utilizados como base de um cálculo de tempo de serviço, complementando dados da carteira de trabalho, para fins de aposentadoria, devendo ser guardados de forma permanente pelo trabalhador.
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6 . Crie a cultura do documento digital
Bancos, lojas e operadoras de cartão de crédito já enviam e-mail, SMS ou mesmo operam por meio de aplicativos. Assim, você pode dispensar a sua via a cada transação. Numa eventualidade de necessitar apresentar algum registro, basta solicitar ou mesmo imprimir seu comprovante ou extrato bancário. Documentos produzidos e geridos em meio eletrônico são aceitos como prova. Mas atenção, não confunda como documentos em papel, que foram digitalizados. São situações distintas.
Sobre o Dia do Arquivista
Em 20 de outubro de 1823 o então deputado Pedro de Araújo Lima, futuro Marquês de Olinda, apresentou proposta de criação do Arquivo Público do Império, sendo aprovado e constando na primeira constituição brasileira de 1824. Este arquivo público tornou-se o atual Arquivo Nacional, com sede no Rio de Janeiro e que custodia documentos que remontam ao século XVI. Função ainda desconhecida por muita gente, a profissão de arquivista é regulamentada há 40 anos.
O profissional que cursa arquivologia é responsável pela gestão, preservação e acesso a diversos documentos, como fotos, filmes, registros históricos ou mesmo administrativos, como pastas funcionais ou livros contábeis. Estes documentos vão surgindo a partir das funções de cada setor da empresa, por questões administrativas ou legais. De acordo com o arquivista Vinícius Mitto, no entanto, nada impede que documentos que hoje são administrativos, possam com o tempo tornarem-se documentos históricos. “Nesse caso, devem ser preservados de forma permanente”, explica.
Vinicius Mitto. Foto: DivulgaçãoSobre o especialista Vinícius Mitto
Vinícius Mitto é gaúcho formado pela FABICO/UFRGS e cursou especialização Gestão em Arquivos e mestrado em Patrimônio Cultural pelo CCSH/UFSM. Foi Conselheiro Municipal de Cultura em Porto Alegre e membro do colegiado de Memória e Patrimônio da Secretaria de Cultura do RS, atualmente compõe o Colegiado de Arquivos do Ministério da Cultura. É professor do Curso Técnico em Secretariado na Escola Técnica Estadual Irmão Pedro, consultor em organização de arquivos e editor do blog www.bahguri.rs
